Med coronaviruspandemi ved at lukke kontorer over hele kloden forestiller utallige virksomheder og enkeltpersoner sig, hvordan arbejdsdagen ser ud. Disse ændringer strækker sig imidlertid langt ud over handelskontordragt til sved - for mange betyder det også en pludselig strøm af videokonferenceopkald.
Men med mange mennesker ved hjælp af Zoom og andre videokonference-platforme for første gang kan det være to meget forskellige ting at logge ind på et møde og få mest muligt ud af disse videokonferencer. Med hjælp fra eksperter har vi samlet de endelige dos og don'ts, der hjælper dig med at få hvert videokonferenceopkald til at gå uden problemer.
Gør: Hold området bag dig ryddeligt.
Shutterstock / fizkes
Hvis du ikke vil invitere dine kolleger ind på dit kontor uden først at rydde det op, skal du ikke invitere dem ind dit hjemmekontor når det er mindre end ryddeligt.
”Du vil have kolleger til at se dit hjemmekontor som pænt og organiseret,” siger Kristen Southall Watts , forfatter af Solo-arbejdsdagen . I tillæg til rengøring af dit rum , Anbefaler Watts at undgå en direkte synsvidde til døren og omarrangere 'dit kontor, så familiemedlemmer, der kigger ind, ikke bliver en del af dit møde. '
Ikke: Placer din computer under dit ansigt.
Shutterstock
Det er vigtigt at opretholde god øjenkontakt for møder, uanset om du har dem personligt eller online, så sørg for at have dit kamera placeret korrekt.
”Alle har vinkler, der ser godt ud for dem - men ingen vinkler fra jorden og ser op,” siger Flynn Zaiger , Administrerende direktør for kreativt digital marketingbureau Online optimisme . I stedet anbefaler Zaiger at hæve din computer, så den er lidt over øjenhøjde for at gøre det let for andre at se dig og får dig til at se godt ud .
Gør: Sluk for dine underretninger.
Shutterstock / Alexey Boldin
stor sort hund i drøm
Disse meddelelser, der kommer ind på dine enheder, distraherer ikke kun dig - de distraherer for alle i dit videoopkald.
”Du behøver ikke at blive underrettet om hver nyhedsoverskrift eller nyligt uploadet video i det øjeblik, de sker, især ikke under dine udpegede arbejdsblokke,” siger Watts, der bemærker, at “hver gang du kigger hurtigt på dine sociale mediefeeds, du mister masser af produktiv tid. ”
Ikke: Vent til sidste øjeblik for at træne tech kinks.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Hvis du vil have dit møde til at køre problemfrit, skal du sørge for at have testet din software - inklusive dine video- og lydindstillinger - inden du starter opkaldet.
'At starte mødet og derefter indse, at lyden er urolig, eller videoen er ødelagt, forårsager forsinkelser,' siger Reuben Yonatan , Administrerende direktør for GetVoIP , der advarer om, at dette endda kan koste dig forretning, hvis det får kunder til at se dig som ineffektiv. For at sikre, at alt er i orden, anbefaler Yonatan, at du først kører et tørt løb med en ven, der kan give dig feedback.
Gør: Byg lidt nedetid mellem opkald.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Selvom du har back-to-back-møder, kan det være forskel på, hvor effektiv du er i hver enkelt, at have et par minutters nedetid imellem dem.
'Efter opkald og konferencer har du brug for et par minutter til at skifte opfølgende e-mails eller tekster, organisere eventuelle noter, du tog under mødet, og skifte mentalt gear til den næste opgave,' siger Watts og bemærker, at mangel på forberedelsestid mellem opkald kan øge din risiko for distraktion.
Ikke: Tal for hurtigt.
Shutterstock / fizkes
Lad ikke din sædvanlige tale på et minut pr. Minut gøre det vanskeligt for dine kolleger at forstå det punkt, du prøver at komme over.
”Tal ikke for hurtigt, så de, der lytter (og ser), har problemer med at forstå dig,” siger Deborah Sweeney , Administrerende direktør for MyCorporation . Hvis du har brug for at tempoere dig selv med en pause, anbefaler Sweeney at smile til kameraet i stedet for at bruge fyldstoford som 'um' eller 'uh', hvilket kan få dig til at virke uforberedt.
Gør: Vær opmærksom på andres kropssprog.
Shutterstock / Fokus og sløring
At have for mange mennesker taler på én gang kan blive til en uforståelig kakofoni på et øjeblik. Hvis du vil undgå overlappende tale, skal du sørge for at læse mødedeltagernes kropssprog for at få tegn på, hvornår det er sikkert at tale.
”De sædvanlige tegn at passe på er nikkende hoveder eller mund begynder at åbne sig,” siger Julian Jost , CEO og medstifter af Rumafstand .
Ikke: Hold unødvendige faner åbne.
Shutterstock / Friends Stock
Hvis du vil holde dit sind fokuseret på den aktuelle opgave - og undgå potentiel forlegenhed - skal du sørge for, at du har fået alle unødvendige faner lukket eller minimeret under dit møde.
'Du ønsker ikke at blive fanget af vagt, når nogen spørger:' Kan du dele din skærm og vise os? '' Siger Shayne Sherman , Administrerende direktør for TechLoris , der bemærker, at at have for mange faner åbne ad gangen, endda kan påvirke kvaliteten af dit opkald.
Gør: Brug dine hovedtelefoner.
Shutterstock / fizkes
Dine kollegaer vil lytte til dig - ikke lyden af dine børn, din hund bjeffer eller ambulancen, der går udenfor.
'De fleste bærbare mikrofoner er virkelig dårlige og opfanger hver eneste lille støj,' siger Julie Bee , præsident for BeeSmart sociale medier . 'Ørepropper og hovedtelefoner holder baggrundsstøjen til et minimum og opfanger det, du siger.'
Ikke: Læsning.
Shutterstock / Pressmaster
Hvis du vil have deltagerne i dit møde til at forblive engagerede, så prøv at fremme en dialog i stedet for at holde en tale.
”Vores opmærksomhedsspændvidde er endnu kortere i disse dage, så i stedet for at sidde foran en computer og tale med dem, der er under opkaldet, skal du engagere folk i samtaler,” anbefaler Bee, der siger, at denne vane også holder folk engagerede og opmærksomme på opkaldet .
Gør: Brug knapperne for lyd fra og fra.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Du behøver ikke at have din mikrofon eller dit kamera tændt under alle møder, hvis du ikke specifikt er blevet bedt om det.
”Hvis du ikke taler, skal du dæmpe dig selv. Hvis du har brug for at bevæge dig meget, eller stå op og tage en pause fra mødet ... så skjul din video og dæmp dig selv, ”foreslår Bee.
Ikke: Stol udelukkende på WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
hvordan man afgør, om en fyr kan lide dig
At have en backup-plan, hvis din WiFi går ud, betyder, at du ikke går glip af en enkelt vigtig detalje.
”Intet slår den bunnsolide netværksydelse for et old-ethernet-kabel,” siger Jovan Milenkovic , medstifter af CommandTech . Selvom mange bærbare computere ikke længere har Ethernet-porte, bemærker Milenovic, at CAT5 til USB-adaptere er billige og let tilgængelige for at gøre det muligt at tilslutte.
Gør: Opsæt automatisk optagelse.
Shutterstock / Olivier Le Moal
I stedet for febrilsk at prøve at tage noter under dit møde, skal du oprette automatisk optagelse, så du kan nyde en ordret log af alt, hvad der skete bagefter.
'Zoom giver dig mulighed for automatisk at optage opkald, og dette kan være uvurderligt for at optage feedback fra klienter eller team på et projekt,' siger Dusti Arab , forretningsstrateg med The Reinvention Co. .
Ikke: Lad andre internetaktiverede enheder køre.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Hvis du slukker for andre internetaktiverede enheder rundt om dit hjem, inden du starter dit møde, kan det hjælpe dig med at begrænse forsinkelser i din forbindelse og holde dine videokonferenceopkald kørende.
”Selv den bedste internetpakke garanterer ikke, at dit hjemmeinternet kan opretholde lange forretningsmøder via videokonference,” siger Milenkovic, som anbefaler at bede værelseskammerater og familiemedlemmer om at sætte spil og download på hold i løbet af dit møde, når det er muligt.
Gør: Brug chatfunktionen.
Shutterstock / Rawpixel.com
Der er en let løsning, hvis du vil undgå at alle taler over hinanden, når det er spørgsmål og svar i slutningen af et møde.
'Brug chatfunktionen til at angive, at du først har et spørgsmål eller et udsagn i stedet for bare at blurt ud,' foreslår Matthew Ross , medstifter og COO af Slummer Yard .
Ikke: Brug dine sveder.
Shutterstock / fizkes
Forkæl dine virtuelle kolleger med den samme respekt, som du behandler dem personligt, og sørg for at du ser ud til mødet.
”Forsøg at undgå alt for lyst og noget med for mange mønstre,” foreslår Kyle Turk , VP for marketing hos Keynote-søgning . Turk tilføjer, at selvom du tror, at dine kolleger kun vil se dig fra skuldrene op, er det altid en god ide at bære arbejdsegnede underdele, hvis du skal stå op eller bevæge dig.
Gør: Har en back-up plan.
Shutterstock / Monkey Business Images
Har alle gældende loginoplysninger til dit møde ved hånden, og du vil ikke gå glip af et slag, hvis din forbindelse forsinkes.
”Sørg for, at du har et telefonnummer eller en back-up plan, hvis det ikke opretter forbindelse online som planlagt,” foreslår Paige Arnof-Fenn , grundlægger og administrerende direktør for globalt strategisk marketingfirma Mavens & Moguls .
Ikke: Brug dit tastatur.
Shutterstock / Jacob Lund
Hvis du vil tage noter under dit møde, skal du have en notesbog i stedet for at trykke væk på dit tastatur.
'Uanset om du tager noter eller svarer på e-mails eller teamchats, er lyden af din skrivning distraherende,' siger Mark Strassman , SVP og GM fra UCC ved LogMeIn . Hvis håndskrivning af noter ikke virker som et passende alternativ, foreslår Strassman at bruge den indbyggede transskriptionstjeneste, der er tilgængelig på de fleste videokonferenceplatforme.
Gør: Aktivér genvejstaster.
Shutterstock / Clear
I stedet for at snuble rundt for at finde din mikrofonadgangsknap, skal du aktivere genvejstaster inden dit møde, så du nemt kan ringe ind, når det er nødvendigt.
'Aktivering af push-to-talk vil sikre, at du ikke er årsagen til hvid støj, ekko og baggrundsstøj i et gruppeopkaldsmiljø,' siger Keenan Beavis , grundlægger af Longhouse Media , der bemærker, at denne funktionalitet er tilgængelig på platforme som Zoom, Skype og Discord.
Ikke: Glem at logge af.
Shutterstock / shurkin_son
Inden du skifter tilbage til dine sveder, vil du gerne tage et afgørende sidste trin: afslut opkaldet.
'[Lad ikke] din vagt svigte, før du logger af - mikrofonen / højttaleren er muligvis stadig live!' advarer Arnof-Fenn.
