Når det kommer til e-mail, tror du måske, at du ved alt, hvad der er at vide. Når alt kommer til alt, sender og modtager de fleste af os i gennemsnit 121 e-mails Per dag ifølge det tekniske markedsundersøgelsesfirma Radicati-gruppen . Men selvom du sandsynligvis bruger en betydelig del af hver dag på at arbejde i din indbakke, kan du stadig sandsynligvis lære en ting eller to. Faktisk er der masser af regler for e-mail-etikette, der regelmæssigt undgår dig og masser af andre på din kontaktliste. Vil du være sikker på at du er elektronisk høflig? Her er de 17 gyldne regler for e-mail, du sandsynligvis ikke vidste, men har brug for at vide.
1 Svar, når du får en e-mail, selvom du har brug for mere tid.
Shutterstock
Ingen sætter pris på at modtage et svar på en e-mail uger efter at de har sendt den. Faktisk en 2018-undersøgelse foretaget af konsulentfirma Toister Performance Solutions afslørede, at 41 procent af befolkningen forventede et e-mail-svar fra deres kolleger på under en time. (Begynd at udarbejde undskyldningsnotater til din regnskabsafdeling nu!)
Selvfølgelig kræver nogle e-mail-svar dig til at tygge over dine tanker og udarbejde en målt besked. I disse tilfælde er løsningen let: Svar inden for få minutter for at fortælle afsenderen, at du har modtaget deres besked, men har brug for lidt mere tid til at ordne tingene. På den måde ved de, at du har taget deres e-mail i betragtning og ikke bare ignorerer dem.
2 Brug 'Svar alle' med forsigtighed.
Shutterstock
Der er en afgørende forskel mellem indstillingerne 'Svar' og 'Svar alle'. Og alligevel er mange e-mail-brugere desværre ikke klar over det. Hvis du er en af dem, skal du vide, at når du vælger sidstnævnte, modtager enhver modtager, der var CC'et på den originale besked, dit svar - og oftere end ikke behøver du ikke oversvømme alles indbakker.
Disse unødvendige massemeddelelser er sådan en plage, der er en dagligdags betegnelse for at beskrive dem: ' Besvar Allpocalypse . ' Så næste gang du svarer på en masse-mail, skal du overveje, hvem der virkelig har brug for at læse dit svar: hele virksomheden eller bare den oprindelige afsender?
3 Hvis du vil have et svar fra nogen, skal du ikke CC dem.
Shutterstock / Jacob Lund
Når du kopierer en person til en e-mail - hvilket betyder at du 'kopierer dem', betyder det typisk, at du vil holde dem loopet ind i samtalen, men ikke nødvendigvis leder efter svar fra dem. Og som træningsprofessionel Dannielle Walz advarer, misbrug af CC-indstillingen kan føre til kommunikationsproblemer.
'Ved at CC-indsætte dine kolleger i mange e-mails, kan de begynde at stoppe med at se dine e-mails som vigtige og kan placere dem direkte i en' referencemappe 'eller' læs senere mappe ', skrev hun i en LinkedIn stolpe. 'Dette kan føre til, at vigtige oplysninger går glip af i fremtiden.'
Så hvis du forventer et svar fra nogen, skal du placere deres e-mail-adresse i feltet 'Til' og bruge 'CC' -funktionen sparsomt.
4 Forstå, hvornår og hvornår du ikke skal bruge BCC.
Shutterstock
BCC-feltet er endnu mere kompliceret og undgår konstant selv de mest erfarne e-mail-brugere. Men lad os nedbryde det: BCC står for 'blind carbon copy', så selvom det ligner CC-ing, viser BCC-ing ikke personens e-mail til andre modtagere, hvilket betyder, at ingen andre i kæden vil se, at du inkluderet dem.
Så hvornår er det okay at bruge BCC? Hillel Fuld af Inc. magasin siger, at det strengt taget er til masse-e-mails, eller når nogen introducerer dig via e-mail til en anden.
'I ethvert andet tilfælde, når du sender en e-mail til nogen og BCC til en anden, er du uærlig - kan du lide det eller ej,' bemærker Fuld. 'Du sender en e-mail til Person X, og uden at de ved det, lader Person Y aflytte din samtale. Person X har ingen idé om, at en anden læser denne e-mail, når du i virkeligheden også sendte den i hemmelighed til en anden. '
5 Brug udråbstegn sparsomt.
Shutterstock
Det er let at kaste et udråbstegn i dine e-mails her og der, men prøv ikke at lave et vane af det. Mens de historisk er brugt til at indikere spænding, kan udråbstegn i en e-mail let forveksles med falskhed eller passiv aggressivitet.
biernes åndelige betydning i drømme
'Brug af det unødvendige udråbstegn i [en] e-mail kan let ødelægge den underliggende betydning af din tekst,' Anna Verasai forklarer videre HR fordøjelse . 'Brug det kun, når du har brug for at understrege noget, der er vigtigt. Tænk over, hvordan din læser kan fortolke meddelelsen, når de læser den. '
6 Vær forsigtig med din brug af humor.
Shutterstock
Alle elsker en god joke nu og da, men fordi tonen kan misforstås, når den ikke svarer personligt, er det bedst at lade vittighederne være ude af dine e-mails. 'Reserver humor til et telefonopkald eller personligt,' professor i forretningsskrivning, David Silverman , skrev i Harvard Business Review . 'På den måde, når der er bedøvet stilhed i den anden ende af linjen eller på den anden side af konferencebordet, kunne jeg sige,' Jeg tror, du måske ikke er klar over, hvor sjovt jeg anser mig for at være, og i betragtning af det, jeg tror jeg holder op nu. ''
Men seriøst: En afgørende undersøgelse fra 2005 offentliggjort i Journal of Personality and Social Psychology afslørede, at mens afsendere forudsagde, at deres modtagere nøjagtigt kunne dechiffrere deres tone 80 procent af tiden, var modtagerne faktisk kun i stand til nøjagtigt at læse tone 56 procent af tiden.
7 Spring slangen over.
Shutterstock
Med fremkomsten af instant messaging, forkortede former for engelsk sprog er blevet mere udbredt - som 'u' for 'dig' eller 'vil' i stedet for 'vil.' Men ligesom humor ikke ofte sidder fast, når det kommer til e-mails, slang er en lignende no-go. Ifølge en OnePoll undersøgelse, 37 procent af befolkningen mente, at slangbrug på arbejdspladsen var uacceptabelt, og 55 procent sagde, at springe over 'lol', når det kommer til e-mail til din chef.
8 Vær opmærksom på emnelinjen.
Shutterstock
Emnelinjer er enkle, men nødvendige. Og da de fleste e-mails læses videre mobile enheder —55 procent, ifølge e-mail-leveringsvirksomhed Retursti —Det er vigtigt at sømme dem. Kort, kortfattet og direkte emnelinjer er bedst. Formålet med din e-mail skal tydeligt angives, og du bør begrænse den til fem eller færre ord, fordi mobile enheder afskærer ord efter det.
9 Inkluder en signatur.
Shutterstock
Har du nogensinde fået en e-mail fra nogen og spekuleret på, 'Hvem er dette? fra ? ' Selvom afsenderens adresse kan give dig et par spor om, hvem de er, er det undertiden ikke nok. En signatur i slutningen af din e-mail kan straks informere modtageren om, hvem du er, hvad du laver, og hvordan de yderligere kan kontakte dig.
Folkene på integreret marketingbureau Ocreative sig at have en e-mail-signaturboks er 'som at give en person et visitkort hver gang du sender en e-mail.' Hvis du ikke har en endnu, skal du tilføje en signatur, der inkluderer dit fulde navn, position, telefonnummer, e-mail, websted og et forretningslogo.
10 Husk at KISS (hold det kort og enkelt).
Shutterstock
KISS-metoden er noget, de fleste af os blev undervist i i grundskolen, men det betyder ikke, at det er mindre nødvendigt senere i livet. Boomerang , en e-mail-produktivitetsapp, undersøgte de vigtigste metoder til at få flere e-mail-svar. Deres største takeaway? Det er bedst at skrive som om du er otte år gammel.
Deres forskning viste, at e-mails, der blev skrevet på et læsningsniveau i tredje klasse, var 36 procent mere tilbøjelige til at blive reageret på end dem, der blev skrevet på et læsesniveau på college.
11 Vær opmærksom på vedhæftede filer.
Shutterstock
Vedhæftede filer er undertiden en nødvendig del af e-mail-processen, men du skal vide godt, hvordan du bruger dem, før du vedhæfter dem med overgivelse. I lange e-mail-kæder kan de nogle gange gå ubemærket hen eller overses, og uventede vedhæftede filer har tendens til også at være uåbnede, fordi modtagere er forsigtige med elektroniske vira.
Den bedste løsning er at kalde dine vedhæftede filer ud i din e-mail. Grammatisk siger, at den bedste måde at underrette modtageren om vedhæftede filer på er at inkludere en besked i slutningen af din e-mail, der siger noget i retning af 'Jeg har vedhæftet [emne]' eller 'Se venligst vedlagte [emne] for flere detaljer . '
12 Standardiser din skrifttype.
Shutterstock
Mens det kan være sjovt at lege med skrifttypestil og farver, er der ikke plads til lyserøde Comic Sans i den professionelle verden. Som det viser sig, er skrifttypebrug ekstremt vigtigt, når det kommer til digital kommunikation ifølge Colin Wheildon , forfatter af Type & layout: Kommuniserer du eller laver du bare smukke figurer? 'Det er muligt at sprænge tre fjerdedele af vores læsere simpelthen ved at vælge den forkerte type,' sagde han Amerikanske forfattere og kunstnere .
Så hvilke skrifttyper skal du holde fast ved, når det kommer til e-mails? MageMail anbefaler Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS eller Arial.
13 Korrekturlæs alt.
Shutterstock
Når du skriver en e-mail, er chancerne store, at du alligevel laver en fejl, du er kun menneske. Fejl ses dog ikke ofte forbi, når det kommer til e-mails fra arbejde. I en Grammatisk afstemning ud af næsten 2.000 respondenter sagde 67 procent, at det var tilfældet ikke okay at skrive skrivefejl i e-mails, mens kun 6 procent mente, at det var en acceptabel fejl.
14 Indtast e-mail-adressen sidst.
Shutterstock
fakta, der får dig til at tænke
Den nemmeste måde at sikre dig, at du ikke sender en e-mail, før den er klar, eller før der er ryddet for eventuelle skrivefejl? Vent, indtil alt er i topform, inden du indtaster modtagerens e-mail-adresse. Som du ved, gør e-mail-fejl er en af de nemmeste måder at gøre det forkerte indtryk på.
'Det er ikke kun professionalisme, der er problemet,' Karen Kessler , fortæller præsident for Evergreen Partners Forbes . 'Det, der står på spil, er medarbejdernes omdømme og virksomheden eller organisationen. Vi har set dårlige e-mail-beslutninger føre til negative konsekvenser for medarbejderen - afskedigelse - og for organisationen også - retssager. '
15 Og tredobbelt kontrol af modtagerens navn.
Shutterstock
En stor fejl, du bør undgå, er at stave din modtagers navn forkert, så sørg for at tredoble kontrol, inden du rammer send. Mange mennesker se handlingen af stavefejl et navn som doven og hensynsløs, især når den korrekte stavning er i e-mail-adressen. Hvad skal du gøre, hvis du ved en fejltagelse begår den fejl? Kathryn Shanley , ejer af My Red Pen Editing, siger en øjeblikkelig undskyldning er nøglen til at bevare din troværdighed.
16 Til professionel forretning skal du bruge en professionel e-mail-adresse.
Shutterstock
Mens en personlig e-mail-adresse er fint at bruge, når du svarer til venner eller familie, skal du holde den væk fra det professionelle forretningsområde. Dette er især vigtigt i en forbruger-sælger situation. A 2016 Kom så far undersøgelse af 1.000 amerikanere afslørede, at 75 procent mener, at det at have en professionel e-mail er en vigtig faktor i tilliden til en onlineforretning, og 33 procent ville tvivle på legitimiteten af en sælger, hvis de brugte en personlig e-mail-adresse.
'Du glemmer aldrig et første indtryk, hverken i det virkelige liv eller online,' GoDaddys produktchef, Steven Aldrich sagde i en udmelding . 'Ofte finder din første direkte interaktion med en kunde sted via e-mail, og det er meget vigtigt at se professionelt ud i denne sammenhæng.'
17 Husk, at alt kan deles.
Shutterstock
Uanset om det er gennem videresendelse, BCC-ing eller blot at blinke din telefon i andres ansigt, er det vigtigt at huske, at alt, hvad du skriver i en e-mail, kan ses af en anden end den tilsigtede modtager. Derfor skal al din e-kommunikation være professionel og risikofri. Når alt kommer til alt, kan e-mails endda være antages i retten , så det er bedst aldrig at sende noget, der kan bruges mod dig senere. Og for flere måder at forbedre dit arbejdsliv på, se 25 Genius-tricks til at arbejde smartere og ikke hårdere .
For at finde flere fantastiske hemmeligheder om at leve dit bedste liv, Klik her at følge os på Instagram!
